Executive Assistant & HR –
Innovative Mobilität (100%)

Werden Sie die zentrale Stütze der Geschäftsleitung und des Personalwesens

Ihr nächster Karriereschritt in der Mobilitätsbranche

Wollen Sie Teil eines sehr innovativen Unternehmens werden? Unser Kunde ist der weltweit grösste Rent-A-Car-Anbieter. In der Schweiz bietet der lokale Franchise-Nehmer nicht nur die Autovermietung an, sondern eine ganze Palette an innovativen neuen Mobilitäts-Konzepten. Der Hauptsitz befindet sich unweit des Flughafens Zürich in der Region Kloten.

Da die aktuelle Stelleninhaberin nächstes Jahr altershalber ausscheidet, suchen wir auf den nächstmöglichen Termin eine motivierte Persönlichkeit als Executive Assistant & HR (100%, w/m).

Ihr Aufgabenbereich

  • Sie bieten der Geschäftsleitung umfassende administrative und organisatorische Unterstützung.

  • Sie prüfen, bearbeiten und administrieren Verträge sowie Vereinbarungen und begleiten gesellschaftsrechtliche Themen.

  • Sie koordinieren und verwalten rechtliche sowie behördliche Angelegenheiten, inklusive der entsprechenden Korrespondenz.

  • Sie organisieren Geschäftsreisen und verwalten Spesen sowie Kreditkarten.

  • Sie übernehmen die administrative HR-Unterstützung entlang des gesamten Employee Lifecycles.

  • Sie erstellen Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und pflegen die Personalstammdaten bei Ein- und Austritten.

  • Sie führen die Korrespondenz mit Sozialversicherungen sowie Behörden und unterstützen speziell die französischsprachigen Mitarbeitenden bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz.

  • Sie arbeiten aktiv bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung der internen HR-Prozesse mit.

Ihre Persönlichkeit

  • Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung.

  • Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion.

  • Weiterbildung im HR-Bereich (beispielsweise als HR-Assistent:in oder eine vergleichbare Qualifikation) und mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration.

  • Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen.

  • Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, eine hohe Zahlenaffinität sowie ein gutes Verständnis für komplexe Zusammenhänge.

  • Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch.

  • Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen.

  • Hohes Verantwortungsbewusstsein, absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und ein sicheres, professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden und Geschäftspartnern.

  • Gute Deutschkenntnisse, sehr gute Französisch- sowie gute Englischkenntnisse und ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.

Ihre Perspektiven

Es bietet sich Ihnen die Möglichkeit, einen wichtigen Bereich des Unternehmens massgeblich weiterzuentwickeln. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Ein äusserst wettbewerbsfähiges Lohnmodell rundet das attraktive Angebot ab. Zudem wird Ihre berufliche Weiterbildung vom Unternehmen aktiv gefördert.

Warum ist diese Position für Sie relevant?

Diese Position ist ideal, wenn Sie Ihre kaufmännische Grundausbildung mit einer fundierten HR-Weiterbildung und Praxis als Management- oder Executive Assistant kombinieren möchten. Sie bringen mehrjährige Erfahrung in der HR-Administration mit, kennen das Schweizer Arbeitsrecht bestens und schätzen ein breites Aufgabengebiet. Dank Ihrer präzisen, strukturierten und diskreten Arbeitsweise erfassen Sie komplexe rechtliche Sachverhalte mühelos. Wenn Sie zudem mit guten Deutsch-, Englisch- und insbesondere sehr guten Französischkenntnissen überzeugen, ist dies der perfekte nächste Schritt für Sie.

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